À medida em que cresce o profissional se depara com um volume cada vez maior de demandas sobre o seu tempo. Para não sucumbir nem se entregar ao cinismo, é preciso sofisticar o sistema de gestão pessoal. Este é o primeiro de três posts onde esboço um esquema evolutivo deste processo caracterizando seis gerações das ferramentas que compõem o Sistema de Informações que apoia o processo de decisão. Não importa se a ferramenta (que auxilia uma função) está num dispositivo (que tem uma forma de acesso) eletrônico ou físico – a função é a mesma: registrar, visualizar, avaliar, classificar, arquivar, agendar, priorizar. E quem realiza essas funções somos nós – as ferramentas são acessórias. Se ou quando elas passarem a realizar estas funções, nós é que nos tornaremos acessórios.

• Post 1: Demandas; Estado Natural (Reatividade); Primeira Geração (Pendências); Segunda Geração (Organização)
• Post 2: Terceira Geração (Blocagem de Tempo); Quarta Geração (Priorização Racional)
• Parte 3: Quinta Geração (Projetos); Sexta Geração (Equilíbrio)

Se quiser ver o próximo post, deixe um comentário, por favor.

Demandas

Demandas dirigem a nossa ação e temos a tendência natural de reagir a elas. As três fontes das demandas são: o outro, a sociedade e o próprio corpo. Recebemos pedidos, solicitações, recomendações, comandos, ordens e apelos de outras pessoas. Além disso, devemos obedecer a leis, regulamentos e preceitos sociais. Também temos os apelos de nossas próprias necessidades e desejos. Todas essas são demandas que podemos atender ou não e que competem pela nossa disponibilidade e atenção. Entretanto, demanda e oportunidade são sinônimas. Toda demanda é uma oportunidade de escolha: aceitá-la ou não. Se não houvesse a demanda, não teríamos a oportunidade de aceitá-la, e já estaríamos no não. Embora a educação mande obedecer às autoridades e atender aos apelos dos demais, não temos a obrigação de aceitar qualquer demanda – temos o direito de dizer não, e a oportunidade de dizer sim.

Além das demandas que pedem ação e que, por isso, deveriam ser foco da atenção, recebemos informação interessante, mas que não pede outra ação que não seja arquivá-la para uma possível consulta futura. E o que mais se recebe é lixo: informação não solicitada e sem interesse; e-mails em que somos copiados para nos informar sobre trivialidades, etc. O problema é que também guardamos lixo: demandas já respondidas que não precisam ser guardadas; informação com prazo de validade vencido; informação duplicada, etc.

Estado Natural (Reatividade)
sem ferramentas

No Estado Natural as pessoas reagem a demandas simples imediatamente sem necessidade de nenhuma ferramenta. A pessoa não tem muitos compromissos, demandas mais complexas são deixadas de lado ou são esquecidas e o volume que pode ser atendido é relativamente baixo.

Na transição para a primeira geração, pode-se começar a anotar lembretes em lugares diversos ou em qualquer coisa que esteja à mão, inclusive na própria, o que ainda não constitui uma ferramenta propriamente dita.

Primeira Geração (Pendências):
Ferramentas de Coleta

A primeira geração de sistemas de organização usa apenas ferramentas de coleta de informação, o que pode ser suficiente para quem tem muitas tarefas de rotina sem grande complexidade. De qualquer maneira, se o volume aumenta, não se consegue dar conta das demandas na medida em que chegam e forma-se então uma pilha de pendências, misturadas com as novas demandas, informação de referência e com o lixo. A vida desses profissionais é uma luta diária contra a Caixa de Entrada.

Antigamente usava-se só recados, cadernos ou blocos de notas. Hoje, além deles, as ferramentas de coleta se multiplicaram para incluir as caixas de entrada dos diversos métodos de comunicação eletrônica: e-mail, chat, redes sociais, ferramentas colaborativas e sistemas de controle do fluxo de trabalho. Deve-se distinguir entre coleta passiva e coleta ativa. Coleta passiva é o recebimento de informação nas caixas de entrada. Coleta ativa requer um esforço de anotação ou registro fotográfico, de áudio ou vídeo. O registro em vídeo ou áudio tem o inconveniente de exigir degravação para processamento e avaliação posterior. Seja qual for a forma, os especialistas dizem que não se consegue processar mais do que sete pontos de coleta em bases regulares.

Um problema é que as ferramentas de coleta misturam demandas de ação com lixo e com informação para pura referência, dificultando o foco na ação. Outro problema é que a priorização típica destas ferramentas segue a ordem inversa de chegada num esquema de pilha. A organização das caixas de entrada segue a mesma lógica do caderno de anotações: a última mensagem que chegou ou a última anotação feita é a primeira a ser vista. E tendemos a reagir a qualquer demanda vista ou lembrada. Nos cursos da PowerSelf e no livro Tempo e Razão abordo várias técnicas para minorar estes problemas.

Segunda Geração (Organização):
Coleta + Agenda

A primeira geração não é suficiente para profissionais que precisam tocar tarefas mais complexas em coordenação com outras pessoas e para funções gerenciais que precisam delegar e acompanhar o trabalho de equipes. Além de terem mais interações com outros, esses profissionais continuam tendo um volume de tarefas e pendências.

A segunda geração, além das ferramentas de coleta onde também ficam as pendências, acrescenta o uso de uma agenda. Embora muita gente chame as ferramentas de anotação e coleta de agenda, eu reservo essa designação para as agendas com horários para os dias. Uma agenda é necessária para marcar compromissos que requerem reserva de horário: reuniões, eventos, etc. Tipicamente, esses compromissos envolvem a presença de outras pessoas, mas também podem implicar a reserva de lugares (academia, sala, etc.) onde se faz alguma tarefa mesmo que solitária. A marcação de um horário gera um comprometimento maior, ainda mais se se usarem os lembretes e alarmes disponíveis nos calendários dos dispositivos eletrônicos.

Um problema da segunda geração é a confusão das duas ferramentas. Por exemplo, anotações feitas na agenda de compromissos envolvendo tarefas de preparação que só são vistas no dia do compromisso, gerando urgências desnecessárias. Além disso, um item de ação movido para o calendário e eventualmente não executado, pode ser esquecido. Outro problema é agendar o lembrete no dia do prazo e assim se programar para trabalhar sempre na urgência. Um erro comum é agendar reuniões sem planejar uma hora de fim. Isso é mais comum em agendas eletrônicas onde as pessoas marcam a duração padrão da ferramenta. A rigor, reuniões devem começar “e terminar” no horário previsto com alguma margem, e se os assuntos requererem mais tempo, deve-se marcar uma nova reunião ao invés de se estender indefinidamente.

Marcar hora é uma forma de priorizar, o que já significa um avanço em termos de proatividade. Entretanto, isso pode gerar outro problema: marcar hora para tarefas que não têm rigidez de horário. Quando a agenda mistura os lembretes de ação com os compromissos com horário, a pessoa pode se confundir e acabar se fechando para realizar ações que poderiam ser interrompidas e, ao contrário, atender o telefone durante uma reunião.

Se nos pontos de coleta as pendências continuarem misturadas com novas demandas, com o lixo e com informação de referência, a segunda geração ainda sofrerá dos mesmos problemas da primeira no tratamento de pendências.

Note-se que a segunda geração, embora se organize e reaja bem às demandas, ainda não chega a planejar, porque só prioriza em caso de conflito de horários e não faz uma avaliação sistemática das prioridades.