Prioridade é o que tem valor, o que é importante. E para priorizar bem, é preciso ter clareza sobre os próprios valores. Nós não criamos valores, mas os escolhemos entre as várias propostas que nos fazem. Atendo a demanda do meu chefe porque isso tem valor para mim – seja obedecendo porque valorizo o meu emprego, seja colaborando porque quero cooperar e ser útil. Da mesma forma atendo demandas de clientes, de minha esposa, de meus filhos, de colegas, e as minhas próprias. Entretanto sou sempre eu que escolho em qualquer caso. E sempre de acordo com a minha escala de valores.
2. Priorizar é valorizar em conjunto.
Quando alguém diz que família é uma prioridade, significa que dá valor à família. Mas ainda não está priorizando, está apenas valorizando. A priorização só ocorre quando se comparam valores em conjunto. A prioridade de alguma coisa não é um atributo desta coisa isolada, mas varia conforme o conjunto em que ela é colocada. Isto vale tanto para a importância quanto para a urgência e tem implicações sutis. Uma mesma coisa, quando avaliada em conjuntos diferentes terá prioridades diferentes. Por exemplo, uma mesma tarefa pode ter prioridades diferentes na lista semanal e na lista diária.
3. Urgente é o que não pode ser feito depois.
Depois do quê? Do horizonte de tempo que se está planejando. A urgência de algo é dada pelo seu prazo fatal comparado com o horizonte de tempo que está sendo abarcado no planejamento. Ao fazer o plano do dia, só se deve classificar como urgente o que não se pode deixar para fazer amanhã. Algo cujo prazo é daqui a dois dias só deveria ser classificado como urgente no plano do dia se a sua duração é maior do que o tempo disponível no dia. Entretanto, não pode deixar de ser considerado urgente no plano da semana.
Muitas coisas não têm prazo fatal iminente. Quase sempre, entretanto, as pessoas usam o prazo como forma de pressão e comprometem-se mutuamente com prazos cuja perda afeta a credibilidade. Mas um prazo comprometido pode ser renegociado sem grande perda de crédito.
