O trabalho envolve dois tipos de ocupação do tempo:
- Trabalho em conjunto “com” outras pessoas, que eu chamo de compromissos;
- Execução de tarefas individuais “para” outras pessoas ou para si, que designo como ações e que incluem tarefas de rotina, pendências e imprevistos.
Quando pensam que tudo é trabalho e misturam essas duas coisas, as pessoas cometem dois erros:
- Erro 1: Reservar hora na agenda para tarefas;
- Erro 2: Aceitar compromissos sem defender tempo livre para a realização das tarefas.
Assim, a agenda está sempre totalmente ocupada e as pessoas se queixam de falta de tempo.
Em relação ao segundo erro, a quantidade de tempo livre a ser defendida depende do padrão de interações do trabalho. Todo trabalho envolve interação com hora marcada ou por interrupção. Quanto menos estruturada é a rotina de interações, mais tempo livre é necessário – ou seja, deve-se ter menos horários marcados. Basicamente, existem quatro tipos de trabalho em relação a interações:
- Interação estruturada com hora marcada;
- Interação por interrupção;
- Trabalho de retaguarda com interação eventual;
- Trabalho focado.
Quem trabalha com atendimento em tempo integral (altos executivos, médicos, cabeleireiros etc.) estrutura a maior parte do seu tempo na forma de reuniões com hora marcada para dar atenção exclusiva aos interlocutores. Quem trabalha com atendimento ao público sem hora marcada é pago para ser interrompido. É o caso das áreas de Suporte e Call Center. Mesmo quem tem muita interação com hora marcada ou por interrupção também precisa realizar tarefas individuais que requerem atenção. Para realizá-las, seria bom ter um tempo calmo, sem interrupções nem compromissos.
No extremo oposto, atividades artísticas ou de pesquisa e desenvolvimento requerem longos períodos de concentração, mas sempre envolvem alguma interação. Nestes casos, a maior parte do tempo deveria ser calmo e convém concentrar as interrupções e reuniões num “tempo de atendimento” menor, reservado em cada turno de trabalho. Nesta categoria de trabalho focado também se enquadram as funções puramente operacionais, típicas do chão de fábrica, que seguem uma rotina rígida de tarefas quase mecânicas.
Nas áreas de Recursos Humanos, Informática, Financeira e outras, funcionários e gerentes atendem interrupções com maior ou menor frequência, mas também trabalham na retaguarda com um bom volume de rotinas. Sugere-se que defendam tempo livre adequado para dar conta das tarefas de rotina, mas sem rigidez.
