Senhor, dai-me a serenidade para aceitar as coisas que eu não posso mudar, coragem para mudar as coisas que eu possa, e sabedoria para que eu saiba a diferença.
A prece da serenidade é usada por grupos de ajuda mútua que seguem o Programa de 12 passos para mudar comportamentos viciados. Serenidade e coragem dependem do temperamento de cada um, e seu desenvolvimento é um esforço individual. Mas em relação à sabedoria, particularmente no que respeita à gestão da agenda, eu posso ajudar.
Compromissos que você não pode mudar são aqueles marcados por outra pessoa e onde você não é necessário. Só lhe cabe comparecer ou aceitar a perda da oportunidade.
Compromissos que você pode mudar são aqueles marcados por você e também aqueles marcados por outra pessoa nos quais você é necessário. Se você é necessário para apresentar ou decidir algo, e tem motivos que justifiquem racionalmente a impossibilidade de comparecer, basta ter a coragem de manifestar-se e a serenidade para aceitar a perda de credibilidade e boa vontade que o adiamento ou cancelamento do compromisso necessariamente acarretarão.
Porém muita gente confunde compromissos com tarefas. A um compromisso se comparece, uma tarefa se executa.
Tarefas têm prazo mas não hora marcada para execução. Existem cinco prazos ou datas características de uma tarefa.
Prazo fatal (deadline) é o prazo definitivo, após o qual não tem mais valor realizar a tarefa.
Prazo devido (due date) é a data de entrega prometida para alguém (ou para si mesmo), que, geralmente, tem uma folga em relação ao prazo fatal.
Prazo de ataque é a data agendada para tentar iniciar uma tarefa, priorizando-a em relação a outras tarefas agendadas para mesma data. O prazo de ataque deve ter uma folga em relação ao prazo devido. Esta folga deve considerar mais do que a duração da tarefa, pois poderá haver outras tarefas mais prioritárias naquele período.
Prazo de início é a data em que se inicia a execução e já se passa a ter algo para mostrar da tarefa incompleta.
Prazo final ou data de fim é a data de entrega da tarefa completa, ou melhor dizendo, é a data de aceite da tarefa. O fim de uma tarefa não é quando se termina a execução, mas sim quando o resultado é entregue. A execução é 99% do esforço, mas zero de resultado, enquanto a entrega é 1% do esforço e 100% do resultado. Inclusive, se a tarefa foi entregue de forma incompleta e precisa ser retrabalhada, esta primeira entrega não caracteriza o prazo final e não é significativa.
Esclarecidos os prazos, voltemos à prece da serenidade para esclarecer o poder que temos sobre os prazos.
Nem sempre se tem o poder de mudar o prazo fatal de uma tarefa, pois ele está ligado à ocorrência de um evento – uma decisão, uma viagem, uma reunião – que, geralmente depende de outras pessoas. Cabe-nos ser informados e procurar cumprir. O não cumprimento de um prazo fatal gera uma perda , assim como o não comparecimento a um compromisso, portanto, sua força motivacional é equivalente.
O prazo devido pode ser renegociado com ou sem perda de crédito. Mesmo sem ser renegociado, a perda de crédito do não cumprimento do prazo devido não é tão drástica se a entrega da tarefa se der antes do prazo fatal, pois o crédito pode ser recuperado no futuro.
O prazo de ataque é definido apenas por você e pode ser alterado a seu bel prazer. Ainda assim, quem define um prazo de ataque numa agenda sente como se a sua força motivacional fosse equivalente a de um compromisso, o que é um erro.
A Data de Início pode ser depois do primeiro prazo de Ataque, pois o lembrete pode ser adiado. Porém, se a tarefa foi reagendada ela recebeu um novo prazo de ataque e, necessariamente, a data de início irá coincidir com o último prazo de ataque definido. Uma vez iniciada a tarefa, a data de início está definida para todos e para sempre da mesma forma que o prazo final.
Existem técnicas perfeitas para você organizar suas ações com serenidade, sem atropelo e com qualidade de vida.
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