À medida em que cresce o profissional se depara com um volume cada vez maior de demandas sobre o seu tempo. Para não sucumbir nem se entregar ao cinismo, é preciso sofisticar o sistema de gestão pessoal. Este é o segundo de uma série de 3 posts onde esboço um esquema evolutivo deste processo caracterizando seis gerações das ferramentas que compõem o Sistema de Informações que apoia o processo de decisão. Não importa se a ferramenta (que auxilia uma função) está num dispositivo (que tem uma forma de acesso) eletrônico ou físico – a função é a mesma: registrar, visualizar, avaliar, classificar, arquivar, agendar, priorizar. E quem realiza essas funções somos nós – as ferramentas são acessórias. Se ou quando elas passarem a realizar estas funções, nós é que nos tornaremos acessórios.
Veja no Post 1: Demandas; Estado Natural (Reatividade); Primeira Geração (Pendências); Segunda Geração (Organização). Lá também tem o sumário dos conteúdos dos 3 posts.
Se gostar, deixe um comentário, por favor. Se discordar de algo também deixe seu comentário.
Terceira Geração (Blocagem de Tempo)
Coleta + Agenda + To Do
A terceira geração implica em uma mudança sutil, mas fundamental: a incorporação do hábito da parada diária para planejar o dia seguinte. O planejamento funciona ainda melhor quando se faz uma parada semanal (geralmente no fim de semana) para planejar a semana seguinte e paradas diárias mais rápidas para se adaptar às mudanças e novidades surgidas ao longo da semana. Este método chamado de Blocagem de Tempo (Time Blocking) pode funcionar bem para quem tem muita interação e baixo volume de tarefas, caso de Diretores e médicos que atendem pacientes com hora marcada. Também funciona para quem tem muitas reuniões e tarefas de rotina pouco diversificadas.
Em termos de ferramentas, geralmente acrescenta-se uma lista de pendências (To Do List) separada dos pontos de coleta. Neste local todas as pendências são visualizadas e ordenadas em conjunto, fugindo da priorização de pilha (último a entrar, primeiro a sair) que esconde pendências mais antigas nos pontos de coleta.
Basicamente, a parada diária serve para avaliar o tempo disponível entre compromissos e reservar horários para as tarefas, podendo agrupar tarefas de rotina num bloco de tempo contíguo. Eventualmente, pode-se desmarcar algum compromisso em função desta avaliação. Tarefas não executadas num dia e que não “cabem” no dia seguinte voltam para a lista de pendências e não são esquecidas.
Embora muitos consultores recomendem métodos de registro de tempo para melhorar a estimativa da duração de tarefas de rotina, não creio que isso seja importante, pois a duração de cada instância de uma tarefa depende de fatores circunstanciais tais como o grau de concentração e o número de interrupções que venham a ocorrer durante a execução. Não creio que seja necessária exatidão, mas apenas uma ideia geral do tempo de cada tarefa ou de cada bloco de tarefas. A regra geral é que o tempo disponível entre os compromissos com hora deve ser equivalente a esta estimativa geral e que a marcação de compromissos respeite a manutenção deste tempo livre, no mínimo.
O problema novo aqui é a tendência de ocupar todo o tempo disponível sem deixar espaço para os imprevistos que, quase certamente, irão aparecer. Acredito que a Blocagem de Tempo é uma faca de dois gumes. Por um lado, a priorização do planejamento diário reduz a distração, mas a tendência de reduzir também a abertura a interrupções pode tornar a pessoa muito rígida. Creio a quarta geração consegue o mesmo benefício do planejamento diário de uma forma mais flexível.
Uma variante da Blocagem de Tempo é o Agrupamento de Tarefas (Task Batching), indicada para quem trabalha em mais de um lugar ou tem múltiplos papeis, precisa coordenar seu trabalho com outros e ainda tem tarefas que demandam períodos mais longos de concentração. A ideia é dividir a semana típica em blocos de tempo preferenciais para distintas atividades, concentrando atividades similares em blocos de tempo contíguos. Depois, a cada dia, adaptar a blocagem ao volume de cada tipo de demanda. Com isso, otimiza-se o tempo perdido com a troca de contexto requerida nestes casos. Pode-se ainda dedicar determinados dias a um determinado papel e outros a outro. Essa variante é chamada Tematização Diária (Day Theming) e é boa para quem trabalha em projetos simultâneos ou para duas ou mais empresas.
Quarta Geração (Priorização Racional)
Coleta + Agenda + To Do + Listas Diárias
Acredito que o método mais versátil para a organização pessoal é aquele que se baseia no agendamento em separado de ações e compromissos com hora, indicado para quem tem muitas interações e tarefas de projetos além das tarefas de rotina. Tarefas vão em Listas Diárias e compromissos na Agenda. O sistema de planejamento precisa então incluir Listas de Tarefas Datadas para ações individuais. Estas listas, além do lembrete propriamente dito, têm campos para a definição da prioridade de cada ação e o seu status – completada, em processo, delegada, etc. O hábito da parada diária se mantém, mas passa a incluir alguma técnica mais sofisticada de priorização de tarefas. A matriz Eisenhower com quatro quadrantes em função da urgência e importância é a mais popular, mas existem outras (matriz GUT, Tríade, etc.). A parada semanal também inclui esta avaliação das pendências.
Durante o dia, os compromissos com hora são respeitados e, nos intervalos entre eles, as tarefas individuais são executadas na ordem das prioridades, independentemente do horário. Tarefas com prazo de entrega mais longo são colocadas em dias futuros (com folga em relação ao prazo), o que diminui o tamanho da Lista de Pendências.
Deve-se cuidar a tendência de querer resolver tudo imediatamente e transformar a Lista Diária de Ações numa nova Lista de Pendências que vai acumulando transbordos dia a dia. Claro que somos otimistas e quase sempre haverá tarefas não concluídas ao fim do dia. Mas basta questionar com calma os prazos de entrega e a importância destas ações, passando-as para outros dias que não o seguinte, ou para o Plano Semanal da próxima semana, ou para a Lista de Pendências sem data, ou até mesmo, descartá-las.
O problema deste método é a relativa dificuldade das técnicas de priorização, que faz com que muitas pessoas adotem os métodos mais simples das gerações anteriores. Porém, creio que justamente aí está o seu grande diferencial: o insight que se ganha pela prática sistemática de um método de priorização que requer um pouco de reflexão. Aliás, digo sempre que a gestão do tempo não é uma luta contra o relógio, mas sim contra a nossa reatividade natural – e os métodos mais fáceis são favorecidos pela reatividade, justamente por não exigirem uma avaliação crítica mais profunda. Métodos mais simples funcionam para quem tem uma rotina predefinida, mas não para quem precisa inovar e empreender mudanças.
O esquema de Quatro Listas é uma variante simplificada deste método que, entretanto, não prescinde do planejamento e da priorização diária. Aliás, requer necessariamente também a parada semanal. Ao invés de ter Listas de Ações Datadas para o futuro, tem-se apenas quatro listas: Hoje, Amanhã, Próxima Semana e Pendências sem data. Obviamente, são mantidas as Ferramentas de Coleta e a Agenda de compromissos. Como, no fim das contas, o agendamento é uma postergação datada, as listas Amanhã e Próxima Semana funcionam como um receptáculo provisório de procrastinação que precisam ser reavaliados, respectivamente, na parada diária ao fim do dia e na parada semanal no fim de semana.
