A evolução da organização pessoal – Parte 3

Este é o terceiro e último post de uma série onde esboço um esquema evolutivo do processo de organização pessoal caracterizando seis gerações dos Sistemas de Informações que apoiam o processo de decisão, na medida em que se acrescentam ferramentas. Clique nos links para ler os posts anteriores.

Post 1: Demandas; Estado Natural (Reatividade); Primeira Geração (Pendências); Segunda Geração (Organização)

Post 2: Terceira Geração (Blocagem de Tempo); Quarta Geração (Priorização Racional)

Quinta Geração (Planejamento de Projetos)
Coleta + Agenda + To Do + Listas Diárias + Plano Semanal

Embora a quarta geração seja ótima para lidar com uma rotina diversificada, ela ainda não dá conta do encaminhamento de metas de mais longo prazo. O planejamento e o encaminhamento de metas são fundamentais para o empreendedor, lembrando sempre que empreender significa enfrentar desafios e não só criar empresas. O bom planejador encaminha a mudança, além da rotina, fazendo planos de longo prazo para a realização de metas significativas, desdobrando-as em objetivos intermediários e acompanhando sua execução periódica e sistematicamente em planos de ação mais imediatos. Então, duas novas listas entram no conjunto de ferramentas nesta geração: o Plano Semanal e a Lista de Desejos (Wish List), de onde saem as Metas Pessoais cujos projetos estão sendo tocados e que não devem ser muitos para evitar a dispersão. O excesso de projetos em curso é um problema, mas o mais comum é não tocar projetos pessoais e participar dos projetos de outros.

Faço uma diferença entre os termos “lista” e “plano”. Embora um plano não deixe de ser um tipo de lista, reservo o termo “lista” para listas simples com uma única dimensão vertical em que os itens estão todos no mesmo nível. Um “plano”, por outro lado, é uma ferramenta de análise e desdobramento de algo complexo em uma estrutura de itens, mostrada numa hierarquia horizontal com vários níveis. Particularmente, esta é uma diferença sutil entre a Lista Semanal e o Plano Semanal – a primeira é uma lista de tarefas para os vários dias da semana, o segundo é um Plano de Metas mais complexas, desdobrado em ações para a semana. Então, o mesmo formulário tem as duas funções.

Considero que o Plano de Projeto, que mostra as etapas e tarefas consideradas necessárias para atingir uma meta, é uma ferramenta útil, mas opcional para a gestão de projetos pessoais. O que sim considero necessário é o Plano Semanal, que lista as ações que podem ser feitas na próxima semana para encaminhar cada projeto em andamento. Recomendo que essa mesma ferramenta de análise seja também usada para dividir tarefas longas que demandem mais do que um turno de trabalho.

Em termos de procedimentos, a diferença é que a parada semanal passa a incluir um período mais longo para a análise dos próximos passos dos projetos que possam ser tocados na semana seguinte. Ou seja, agora, o Plano Semanal, além das pendências transbordadas da semana anterior, inclui iniciativas que encaminham projetos de longo prazo. A palavra iniciativa aqui é crucial – não só encaminhar as pendências dos projetos em curso, mas vislumbrar novas possibilidades também. O Plano Semanal é suficiente para a gestão pessoal. Já para a gestão de projetos de equipes são necessárias técnicas e planos mais elaborados.

Sexta Geração (Realização e Equilíbrio)
Coleta+Agenda+To Do+Listas Diárias+Plano Semanal+Avaliação de Sentimentos

Quanto maior o volume de demandas, maior a tendência de entrar num redemoinho vertiginoso que consome todo o tempo disponível e aumenta a ansiedade Em ambientes profissionais altamente competitivos é comum a queixa de que as demandas profissionais prejudicam a qualidade de vida em detrimento do convívio familiar e dos cuidados consigo mesmo. Ora, isto não é uma questão de tempo, mas de prioridades. É claro que não há tempo para todas as demandas e justamente por isso é preciso priorizá-las. São essas escolhas que dirão quem somos. É fácil, rápido, natural e automático reagir às demandas dos outros, priorizando as urgências e para evitar perdas. Já, o cuidado consigo, com amigos e a família, a consciência e o desfrute dos próprios valores (importância) requerem reflexão e calma. A reflexão é necessariamente crítica e radical. Crítica porque nos coloca questões difíceis. Radical porque deve ir à raiz dos problemas.

A capacidade de equilibrar requer não só atenção às metas pessoais – o planejamento do futuro – mas também atenção à qualidade de vida presente, que se reflete principalmente nos próprios sentimentos e na qualidade das relações pessoais. Isso requer dedicar um tempo calmo à reflexão. Nos cursos da PowerSelf e no livro Tempo e Razão apresento diversos exercícios e ferramentas de auxílio à reflexão, mas creio que a extensão da parada semanal para incluir, além da avaliação das pendências e a análise dos projetos, uma avaliação qualitativa da semana anterior, se constitui numa prática sistemática da reflexão suficiente para promover mais equilíbrio na vida. Isso requer o uso de duas listas adicionais, que caracterizam a sexta geração da gestão do tempo: a Lista dos Valores Fundamentais e a Avaliação Semanal de Sentimentos.

Temos muitos valores e qualquer decisão pode envolver conflito entre eles. Os valores de uma pessoa ou de uma instituição não estão numa Lista, mas são demonstrados pelo seu comportamento, resultante destas escolhas difíceis. Entretanto, há uma hierarquia e alguns valores são mais fundamentais, numa escala que é influenciada pela sociedade, mas que, no fim das contas, é individual. Em momentos críticos, essa escala de valores é mais nítida. Aliás, crise é a situação que nos força a escolher entre valores caros, e o natural é buscar uma rotina sem crises. O problema é que nesta rotina a pessoa pode se desconectar dos seus valores mais altos e adiar ou deixar de realizar justamente aquilo que teria mais valor em sua vida. Seguindo um método proposto originalmente por Benjamin Franklin, sugerimos a elaboração e revisão sistemática de uma Lista de Valores Fundamentais como resposta aos seguintes questionamentos: Quais os meus valores fundamentais? O que eu devo fazer no dia a dia para demonstrar estes valores? Qual a prioridade entre eles?

Esta lista orienta a avaliação da significância na prática da Avaliação Semanal de Sentimentos em relação aos acontecimentos da semana anterior. Esta avaliação usa um formulário com três campos. Um campo para descrever o acontecimento e as reações que ele suscitou. Um segundo campo identifica o sentimento remanescente (positivo, negativo, indiferente ou misto). O terceiro campo ABC avalia a significância: A) o evento foi significativo em termos de gerar valor para a sua vida e precisava acontecer nesta semana; B) o evento foi significativo e resultou de iniciativa que se antecipou à necessidade; C) o evento não foi tão significativo, tendo sido necessário ou não.

Não se controla muitas coisas que acontecem, mas pode-se melhorar o controle sobre os sentimentos que estes acontecimentos provocam. E a qualidade da vida está associada à duração e intensidade destes sentimentos.

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